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„Apparate“ sind kleinere Sammlungen von Medien, die einem sehr engen Benutzerkreis oder auch nur einer Person zur Verfügung stehen. Handapparate stehen in der Regel nur einer Person für ihre Arbeit in der Bibliothek zur Verfügung. Das kann ein Bibliothekar in einer allgemeinen Bibliothek sein oder ein Doktorand in einer wissenschaftlichen Bibliothek. Ein Oberstufenapparat ist eine Zusammenstellung von Lehrbüchern für die gymnasiale Oberstufe, die in Form der Freihandaufstellung eine kleine Präsenzbibliothek in der allgemeinen Bibliothek darstellt, dort eine räumliche Abteilung füllt und die häufiger genutzten Medien mehrfach vorhält. Im universitären Bereich nennt man es entsprechend einen Semesterapparat. Dies ist ein Präsenzbestand einer Hochschulbibliothek, in dem ein Dozent gesondert Medien passend zu seinen Lehrveranstaltungen an einem Ort aufstellt. Seit 2018 dürfen durch die Inkrafttretens des Urheberrechts-Wissensgesellschafts-Gesetz 15 % (vorher 12 %) eines Werkes durch Apparate zugänglich gemacht werden. Das vollständige Werk darf zur Verfügung gestellt werden, wenn es sich um vergriffene Werke, Beiträge in Fach- oder wissenschaftlichen Zeitschriften oder Werke geringen Umfangs handelt. In Deutschland ermöglichte dies bis 2018 § 52a UrhG, der durch § 60a UrhG abgelöst und in seiner Handhabe deutlich konkretisiert wurde.[2][3][4]
Ein wissenschaftlicher Handapparat ist eine vorübergehende Zusammenstellung von Medien aus einer wissenschaftlichen Bibliothek zu einem bestimmten Thema an einem Ort. Wenn es die grundlegende Literatur zu einer aktuellen Lehrveranstaltung ist, heißt es auch Seminarapparat. Oft können Diplomanden, Doktoranden oder Studierende, die mit umfangreicheren Arbeiten beschäftigt sind, eigene Handapparate beantragen. Die Medien in den temporären, persönlichen Handapparaten gelten im Prinzip als ausgeliehen, auch wenn sie praktisch eine kleine Präsenzbibliothek darstellen und ihr Standort im Bibliothekskatalog oder durch einen Verweis im Regal auf den temporären Standort des Apparats vermerkt ist. Andere Nutzer können u. U. die Ausleihe beantragen oder die Einsicht innerhalb der Bibliothek.